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Fallstudie · Handwerk · Angebotserstellung und Auftragsabwicklung Automatisierte Angebots­erstellung

Vom Termin vor Ort zum fertigen Angebotsentwurf in wenigen Minuten

Ein Handwerksbetrieb mit rund 20 Mitarbeitenden und breitem Leistungsangebot hat Notizen und Fotos aus den Bestandsaufnahmen bisher von Hand in verschiedene Systeme übertragen. Heute stößt ein einziger Scan den gesamten Ablauf an: Das System legt die Unterlagen ab, liest Notizen aus und erstellt alle Dokumente automatisch, sodass nur noch geprüft und versendet wird. Die gesamte Logik läuft auf unternehmenseigenen Servern, die Auswertung übernehmen in Deutschland gehostete Sprachmodelle, die Anfragen nur über ein verschlüsseltes Verfahren verarbeiten.

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Ergebnisse auf einen Blick

  • 5 Std.Aufwand pro Woche eingespart
  • 2 TageAngebotsdurchlauf statt bisher 5 Tage
  • 50 %weniger Korrekturschleifen bis zur Freigabe

Ausgangssituation

Der Betrieb gewinnt seine Aufträge über einen klassischen Vertriebsweg: Nach der Anfrage folgt ein Termin vor Ort zur Bestandsaufnahme, auf dessen Grundlage das Angebot entsteht. Notizen und Fotos wurden vor Ort festgehalten, im Büro von Hand auf dem Rechner gesichert und das Angebot manuell vorgeschrieben. In der Auftragsabwicklung wurde alles erneut ins System übertragen, bevor nach mehreren Korrekturschleifen Freigabe und Versand folgten. Viele Informationen lagen dabei bei einzelnen Personen.

Ziele des Projekts

  • Einmal erfassen: Informationen aus der Bestandsaufnahme nur einmal aufnehmen und durchgängig weiterverwenden.
  • Angebote beschleunigen: Schneller vom Termin vor Ort zum versandfertigen Angebot.
  • Korrekturen reduzieren: Fehler durch Abschreiben und Medienbrüche vermeiden.
  • Wissen zentral bereitstellen: Alle Informationen an einem Ort, unabhängig von einzelnen Personen.

So läuft der Prozess heute

  1. Ein Scan für alle Unterlagen

    Notizen und Unterlagen aus der Bestandsaufnahme werden gesammelt als eine einzige Datei eingescannt.

  2. Automatische Ablage

    Das System legt die passenden Ordner an, ordnet die Unterlagen zu und liest auch handschriftliche Notizen aus.

  3. Angebot systembasiert erstellt

    Auf Grundlage der ausgelesenen Angaben baut das System das Angebot vollständig auf und stößt die Folgeprozesse an.

  4. Nur noch prüfen und versenden

    Der Bearbeiter erhält eine E-Mail mit allen Informationen und kann die Fotos direkt ablegen. Er kontrolliert das Angebot und versendet es.

Diese Ergebnisse wurden erzielt

  • Weniger Aufwand.

    Rund 5 Stunden pro Woche entfallen, die bisher für Abschreiben, Ablage und das Vorschreiben von Angeboten nötig waren.

  • Schnellere Angebote.

    Der Angebotsdurchlauf hat sich von fünf auf zwei Tage verkürzt.

  • Weniger Korrekturen.

    Die Zahl der Korrekturschleifen bis zur Freigabe hat sich halbiert.

  • Unabhängig von Einzelpersonen.

    Alle Informationen liegen zentral im Zugriff. Angebote hängen nicht mehr am Wissen einzelner Mitarbeitender.

  • Durchgängiger Ablauf.

    Vom Scan bis zum versandfertigen Angebot läuft der Prozess automatisch. Der Bearbeiter prüft und versendet.

Nächste Ausbaustufen

Weil alle Informationen bereits zentral vorliegen, lässt sich der Ablauf schrittweise erweitern:

  • automatisches Nachfassen auf Basis der Notizen
  • Übergabe in den Projektbereich im Auftragsfall
  • digitale Unterlagen für das Montageteam
  • Rückmeldung des Kunden nach Projektabschluss, inklusive Bitte um Bewertung
  • eine betriebliche Wissensdatenbank auf Grundlage der zentralen Daten

Kundenstimme

„Endlich findet jeder Mitarbeiter die wichtigen Informationen zu einem Projekt zentral an einem Ort und kann direkt weiterarbeiten, wenn Fragen auftreten.“

Betriebsleitung

Zusammenarbeit

  • Prozessanalyse, IT-Konzeption und Automatisierung

    ISORGA Datenschutz & Projektmanagement e.K.

    Aufnahme des Vertriebs- und Angebotsprozesses, Planung des gesamten IT-Aufbaus, Entwicklung der Automatisierungsketten und Einführung im Betrieb.

  • Technische Plattform, Betrieb sowie laufende Betreuung und Support

    Backs-IT GmbH

    Selbst gehostete Prozesslogik und Auswertung durch in Deutschland gehostete Sprachmodelle, die Anfragen nur über ein verschlüsseltes Verfahren verarbeiten.

Aus Rücksicht auf unsere Kunden nennen wir keine Namen. Bei Bedarf stellen wir gern den direkten Kontakt zu unseren Referenzpartnern her.

Ihr nächster Schritt

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